Artigo 1º
DESCRIÇÃO DA FUNÇÃO
DESCRIÇÃO DA FUNÇÃO
A BOX TRAVEL - Tour Operators, S.A., é uma empresa privada de direito cabo-verdiano, multicultural, fundada a 12 de Setembro de 2014. BOX TRAVEL alia competência e experiência acumulada de mais de 40 anos de actividade profissional, na Europa e no continente africano.
A BOX TRAVEL tem o seu Core focado em áreas de negócio ligadas ao turismo de férias e de lazer, turismo de eventos e de negócios, exploração de Lojas Online, e, serviços de cargas e bagagens por via terrestre, marítima e aérea.
Artigo 1º
Natureza e Âmbito
O presente Código Deontológico é aplicável à BOX TRAVEL e a todas as sociedades que, tendo-o aprovado, estejam numa relação de domínio ou de grupo com a BOX TRAVEL, bem como aos Agrupamentos Complementares de Empresas constituídos por essas empresas, sem prejuízo de outras disposições legais e regulamentares a que, por inerência do exercício das suas funções, os titulares dos respectivos órgãos sociais se encontrem obrigados, assim como aos colaboradores, permanentes ou eventuais, mandatários, auditores, internos e externos, e a outras pessoas que lhes prestem serviços a título permanente ou ocasional.
Artigo 2º
Organização Interna
1.Organização interna
1.1No sentido de evitar a ocorrência de conflitos de interesses entre a empresa e os seus clientes, ou entre clientes, e excepto quando tal for expressamente consentido por Lei e o Conselho de Administração da BOX TRAVEL ou das empresas participadas assim o deliberar, devem as diferentes actividades desenvolvidas, permitidas por Lei, ser organizadas e geridas de modo autónomo.
1.2 A estrutura orgânica das empresas deve permitir, tanto quanto possível, a afectação dos colaboradores em exclusividade a cada actividade , sem interferência em qualquer outra actividade susceptível de dar origem a um conflito de interesses.
1.3 As unidades orgânicas devem assegurar elevados níveis de competência técnica, devendo estar dotadas de meios técnicos e humanos adequados à prestação de serviços e à disponibilização de produtos em condições apropriadas de qualidade e eficiência.
2. A organização interna atenderá ainda os seguintes princípios:
2.1 A segmentação dos mercados e a diversificação dos produtos e serviços pressupõe, por parte dos colaboradores, a correcta e permanente identificação das necessidades específicas de cada cliente, contribuindo deste modo para intensificar o relacionamento com o cliente e a sua fidelização.
2.2 A consideração das interligações existentes entre as diferentes áreas especializadas, visando a integral satisfação do cliente mediante a obtenção dos níveis de qualidade e de rendibilidade que hajam sido previamente anunciados ou contratados.
Artigo 3º
Funcionamento Interno e Controlo
1.As diferentes áreas e unidades orgânicas da BOX TRAVEL e de cada empresa participada devem pautar o desempenho das suas atribuições em observância exaustiva e sistemática dos procedimentos de controlo interno adoptados a cada nível, em particular os que respeitam à segregação de funções, justificação de informações técnicas, contabilísticas e financeiras, avaliação de riscos e realização de objectivos, assegurando deste modo a transparência adequada das actividades exercidas.
2.O tratamento dos dados pessoais dos clientes, dos financiadores, dos investidores, dos parceiros, dos fornecedores e dos demais credores, com ou sem meios automatizados, deve reger-se pelas normas de segurança e de confidencialidade adequadas ao risco que o tratamento dos dados pessoais apresenta, nomeadamente as relativas ao acesso não permitido.
3.Para efeito do disposto nos números anteriores, deve ser observada a completa separação física e funcional entre as actividades de negócio e os respectivos serviços operacionais de controlo.
4.As diferentes unidades orgânicas devem assegurar o tratamento irrepreensível dos clientes e contribuir para a sua satisfação, imprimir esforços de modo a assegurar o atendimento justo e atempado das suas reclamações e ainda diligenciar a organização dos arquivos e documentação de forma a garantir o seu fácil manuseamento e identificação, de acordo com as necessidades do exercício das funções de auditoria, interna e externa, e a observância das disposições legais e regulamentares em vigor.
5.Em qualquer caso, a BOX TRAVEL, as empresas em que esta participa, assim como as unidades orgânicas dessas empresas, deverão tomar, no funcionamento interno e no relacionamento entre si, as medidas necessárias para evitar a ocorrência de situações conflituosas ou de utilização indevida de informações, em condições que não entrem em conflito com as disposições legais.
6.Compete ao Secretário da Sociedade exercer a função de supervisor do presente Código Deontológico e dos demais regulamentos internos, assim como das normas e leis aplicáveis, desenvolvendo acções permanentes de verificação e avaliação do sistema de controlo interno da empresa. O mesmo deverá ser feito nas empresas associadas.
Artigo 4º
Informação e Comunicação
1.A prestação de serviços, obrigatória ou facultativa, ao público em geral, aos clientes em particular ou às entidades competentes, deve ser efectuada com observância rigorosa do princípio da legalidade, em particular as disposições legais aplicáveis e as normas regulamentares específicas.
2.A publicidade sobre a empresa, as empresas participadas e as suas actividades ou produtos deve ser conduzida tendo em conta a disciplina legal e o regulamento interno específico que lhe é aplicável.
3.Nas acções de publicidade ou de marketing devem ser tidos em conta os interesses do consumidor e respeitados os princípios da veracidade, da objectividade, da clareza e da oportunidade.
Artigo 5º
Deveres Gerais no Desempenho das Funções
1.É rigorosamente interdito aos colaboradores a utilização em proveito próprio, ou em prejuízo de terceiros, de qualquer informação obtida no âmbito da actividade profissional exercida.
2.No exercício das suas funções, os colaboradores devem pautar o seu desempenho pelos mais elevados padrões de integridade e honestidade, cumprindo todas as disposições legais e regulamentares em vigor aplicáveis às actividades a que se encontrem adstritos, bem como todas as normas de deontologia profissional previstas nos Códigos de Conduta que regulam as actividades industriais, comerciais e de prestação de serviços.
3.Os colaboradores, em geral, e os membros dos órgãos de administração, em particular, bem como as pessoas que exercem cargos de direcção, de chefia, ou similares, devem proceder com a diligência de um gestor criterioso e prudente, de acordo com o princípio da repartição de riscos e da segurança das actividades empresariais, privilegiando o estrito interesse dos clientes, dos investidores e do público em geral.
4.No exercício das suas funções, os colaboradores devem:
4.1.Comunicar prontamente ao seu superior hierárquico quaisquer conflitos de interesse ou de deveres que possam comprometer a observância integral das normas de condutas aplicáveis;
4.2.Tomar as medidas adequadas que estejam ao seu alcance para frustrar práticas de que tenham conhecimento e que integrem utilização abusiva de informação ou consubstanciem infração às normas vigentes, informando imediatamente desse facto o seu superior hierárquico;
4.3.Observar práticas de mercado inerentes às actividades que exercem, regendo-se sempre pelas mais rigorosas e exigentes delas;
4.4.Assegurar, por todos os meios ao seu dispor, a protecção dos activos da empresa e das sociedades participadas, assim como os activos de terceiros cuja administração lhes tenha sido confiada;
4.5.Manter em perfeita organização todos os suportes de informação inerentes às suas atribuições profissionais e desempenhar as suas funções com transparência, sensatez, eficácia e prudência;
4.6.Velar pela conservação dos equipamentos e outros meios de trabalho colocados à sua disposição, evitando a inconveniente utilização dos mesmos, ou a ocorrência de desperdícios, contribuindo, assim, para a gestão eficiente daqueles;
4.7.Prestar aos clientes e ao público em geral todas as informações que lhes sejam solicitadas, em harmonia com os procedimentos internos vigentes e a integral observância do rigor do sigilo profissional;
4.8.Reportar ao seu superior hierárquico, em tempo oportuno, todas as reclamações dos clientes, assegurando o encaminhamento das reclamações de acordo com as normas que, para o efeito, em cada momento, estejam em vigor na empresa ou nas entidades em que o presente Código se aplica;
4.9.Cooperar prontamente com as entidades de fiscalização, em conformidade com os limites legais, tendo em conta o âmbito das atribuições específicas daquelas entidades e em estreita ligação com a entidade de auditoria, evitando levantar obstáculos ao exercício das suas funções.
Artigo 6º
Declarações Públicas
Os colaboradores só podem prestar declarações públicas, conceder entrevistas, designadamente aos órgãos de comunicação social, ou intervir em qualquer outro tipo de manifestação da mesma natureza que possa envolver a BOX TRAVEL e a revelação de factos ou elementos respeitantes à vida da empresa ou de empresas em que a mesma participa, desde que tenham obtido prévia autorização escrita do Conselho de Administração.
Artigo 7º
Período Normal de Funcionamento
1.No período normal de funcionamento que estiver fixado para qualquer unidade orgânica, nenhuma função poderá ficar inacessível, inactiva ou com capacidade de resposta afectada.
2.Cada titular de um posto de trabalho é pessoalmente responsável por assegurar a normal capacidade de resposta da respectiva função durante as suas ausências ou impedimentos, ainda que temporários, mobilizando para o efeito as formas de substituição superiormente estabelecidas.
3.Qualquer restrição ao pleno cumprimento do previsto nos números anteriores, designadamente em resultado da escassez do número de colaboradores presentes para assegurar a conjugação dos horários, incluindo o período de almoço, deverá ser reportada ao superior hierárquico para que possa ser adequadamente gerida.
4.Para além da responsabilidade pessoal referida nos números anteriores, compete às chefias certificarem-se de que estão garantidos os processos de substituição, com adequada capacidade de resposta alternativa, por parte de todos os elementos das respectivas equipas.
5.É vedado alegar como justificação da impossibilidade de resposta, em especial nas relações com o exterior, a limitação da capacidade de decidir ou a impossibilidade de o fazer com base na ausência ou impedimento de qualquer colaborador.
Artigo 8º
Competência, Diligência e Transparência
1.Os colaboradores devem contribuir para que seja assegurado a todos os clientes um tratamento competente, diligente, imparcial, transparente e discreto, em respeito absoluto pelos seus interesses.
2.No que concerne às transações sobre os produtos comercializados e serviços prestados, deve considerar-se em especial o seguinte:
2.1.A obtenção das melhores condições que o mercado viabilize para a realização das vendas, respeitando sempre as instruções recebidas do cliente;
2.2.A condução imediata da ordem de venda aos sectores competentes;
2.3.A economia resultante para o cliente, abstendo-se os colaboradores de realizar ou de incitar os clientes a efectuarem compras repetidas quando elas não se justifiquem ou tenham por fim a cobrança de comissões ou qualquer outro objectivo estranho ao interesse do cliente.
3.São especialmente interditas:
3.1.A venda a crédito, salvo quando superiormente autorizada;
3.2.A venda de produtos e/ou serviços com a finalidade de posteriormente renegociar o preço para satisfação de ordens de clientes anteriormente recebidas.
Artigo 9º
Igualdade de Tratamento
Os colaboradores devem cooperar para que seja assegurado a todos os clientes igualdade de tratamento, não fazendo qualquer discriminação entre eles que não resulte de direitos que lhes assistem, quer por virtude da natureza ou prioridade nas suas démarches, quer em consequência de qualquer outro dispositivo legal ou regulamentar vigente.
Artigo 10º
Prevalência dos Interesses dos Clientes
Deve ser dada prioridade absoluta aos interesses dos clientes, designadamente no âmbito de vendas ou prestação de informações, tanto em relação aos interesses da empresa, seja qual for a sua natureza, como em relação aos interesses dos seus colaboradores.
Artigo 11º
Conflito de Interesses
1. Devem ser empreendidos todos os esforços necessários para evitar a emergência de conflitos de interesse entre os clientes, particularmente a nível de vendas ou prestação de serviços com condições vantajosas para uns em detrimento de outros.
2. Quando não for possível evitar a ocorrência de conflitos, devem estes ser resolvidos de maneira equitativa, sem privilegiar qualquer um dos clientes em particular.
3. Os colaboradores devem ter presente que, com o objectivo de evitar conflitos entre, por um lado, as instituições, e, por outro, os clientes da empresa, não lhes é permitido, sem conhecimento prévio e autorização escrita desses clientes, o seguinte:
3.1 Actuar como contraparte nas operações que realizem por conta dos clientes;
3.2 Subscrever, em nome dos clientes, requisições, encomendas, recibos ou facturas;
3.3 Realizar, por conta dos clientes, quaisquer outras operações de natureza semelhante e que possam gerar algum conflito de interesse com aqueles.
4. Os administradores, directores e responsáveis pelas chefias estão interditos de desenvolverem ou de participarem directa ou indirectamente em negócios cujas áreas de interesses sejam conflituosas com as que a BOX TRAVEL desenvolve. Essa interdição continua válida durante um período de três (3) anos após a quebra do seu vínculo com a BOX TRAVEL.
Artigo 12º
Cooperação com os Clientes
1. No exercício das suas funções, os colaboradores devem assegurar aos clientes o seguinte:
1.1 Esclarecimentos e informações conducentes à tomada de decisões fundamentadas, consistentes e esclarecidas quanto à qualidade dos produtos e dos serviços prestados;
1.2 Informação pronta e atempada tanto da execução e dos resultados das operações que efectuem por conta do cliente, como da ocorrência de dificuldades especiais ou da inviabilidade da sua realização, para além de quaisquer outros factos ou circunstâncias não sujeitos a segredo profissional e que, de ‘per si’, possam justificar a alteração ou a revogação das ordens ou instruções que o cliente possa ter formulado;
1.3 Para efeito do estabelecido no número anterior, deverá ser considerado, por um lado, o nível de conhecimento, a experiência e o profissionalismo dos clientes e, por outro, a sua posição no mercado.
Artigo 13º
Normas de Conduta
1. No exercício das suas funções, os colaboradores da BOX TRAVEL deverão pautar o seu desempenho pelos mais elevados padrões de integridade e honestidade pessoais, cumprindo todas as disposições legais e regulamentares em vigor aplicáveis às actividades a que se encontram adstritos.
2. Em particular, os colaboradores da BOX TRAVEL assumem a obrigação de adoptar determinadas normas de conduta, materializadas, designadamente, através dos seguintes deveres:
2.1 Dever de responsabilidade – Os colaboradores da BOX TRAVEL são responsáveis perante as respectivas chefias ou órgãos sociais competentes pelo respeito das normas legais e internas aplicáveis;
2.2 Dever de profissionalismo – Os colaboradores da BOX TRAVEL devem, em todos os momentos da sua actividade, dedicar o seu melhor esforço no cumprimento das tarefas que lhes estão confiadas, procurando, de forma contínua, aperfeiçoar e actualizar os seus conhecimentos, tendo em vista a manutenção ou melhoria das suas capacidades profissionais e o aperfeiçoamento das funções que desempenham;
2.3 Dever de integridade – Os colaboradores da BOX TRAVEL devem abster-se de receber de terceiros qualquer tipo de gratificação, assim como de adoptar comportamentos susceptíveis de criar nos seus interlocutores expectativas de favorecimento nas suas relações com a BOX TRAVEL, ou com as empresas associadas;
2.4 Dever de independência – Os colaboradores da BOX TRAVEL devem pautar as relações com terceiros com a máxima seriedade e imparcialidade, defendendo os melhores interesses da BOX TRAVEL;
2.5 Dever de confidencialidade – Os colaboradores da BOX TRAVEL devem guardar absoluto sigilo sobre todos os factos respeitantes à vida da empresa de que tenham conhecimento no exercício das suas funções, ou por causa delas, de modo a evitar a divulgação de factos e informações que, de algum modo, possam prejudicar a BOX TRAVEL e as empresas suas associadas ou parceiras. Do mesmo modo, os referidos colaboradores não devem usar essas informações em proveito pessoal ou de terceiros.
3. O presente Código Deontológico obedece ao princípio da subsidiaridade, ou seja, a sua observância não impede a aplicação simultânea das regras de conduta específicas de outros grupos profissionais assim como a aplicação dos regulamentos específicos das Direcções ou Departamentos especializados.
Artigo 14º
Deveres Específicos
1. Independentemente das normas de conduta mencionadas no nº 2 do artigo anterior, os colaboradores da BOX TRAVEL , reconhecem a existência de deveres específicos, cujo respeito é imprescindível ao bom funcionamento da empresa.
2. Dentro dos deveres específicos, cuja existência é reconhecida, destacam-se os seguintes:
2.1 Dever de comunicação – Mesmo quando tal não lhes esteja vedado pelo seu estatuto pessoal ou relação contratual, os colaboradores da BOX TRAVEL devem participar às respectivas direcções ou administrações o exercício de quaisquer outras actividades profissionais que eventualmente exerçam. A comunicação deve ocorrer antes de ter início o exercício da actividade em questão e o documento comprovativo deverá ficar arquivado junto do processo individual do colaborador;
2.2 Dever de lealdade – Os colaboradores da BOX TRAVEL devem empenhar todos os seus conhecimentos e capacidades no cumprimento das acções que lhes estão confiadas, assim como agir com lealdade para com os colegas, abster-se de fazer comentários não abonatórios sobre os mesmos, de modo a cultivar e manter um relacionamento correcto e cordial entre todos, que desenvolva e consolide um forte espírito de equipa e de cooperação;
2.3 Dever de parcimónia – Os colaboradores da BOX TRAVEL devem fazer uma utilização criteriosa dos bens que lhes estão confiados no âmbito das suas funções, evitando o desperdício. Do mesmo modo, não devem utilizar, directa ou indirectamente, quaisquer bens da empresa em proveito pessoal ou de terceiros;
2.4 Dever de ponderação – Os colaboradores da BOX TRAVEL devem abster-se de invocar a sua qualidade profissional em situações estranhas à empresa, sempre que tal invocação seja contrária aos interesses da empresa, assim como de agir, no exercício das respectivas funções e fora delas, de forma a pôr em causa a imagem pública da empresa.
Artigo 15º
Outros Deveres
1. Os colaboradores da BOX TRAVEL, em geral, e aqueles cujas actividades se desenvolvem em contacto directo com o público, em particular, devem contribuir para que a todos os clientes seja assegurado um tratamento competente, diligente, imparcial, transparente e discreto, em respeito absoluto pelos seus interesses.
2. Os colaboradores da BOX TRAVEL, em geral, e aqueles cujas actividades estão directamente ligadas ao relacionamento com países terceiros, em particular, estão interditos, e devem pugnar por todos os meios ao seu alcance, de tecer publicamente considerações ou fazer comentários de natureza política ou religiosa sobre os referidos países e, especialmente, devem primar pelo respeito pelas diferenças culturais, hábitos e costumes. A não observação do estipulado no presente número é considerado uma falta muito grave e passível de sanções.
3. Sempre que, no exercício da sua actividade, os colaboradores da BOX TRAVEL sejam chamados a intervir em processos de decisão que envolvam, directa ou indirectamente, organizações com as quais colaborem ou tenham colaborado, ou pessoas a que estejam ou tenham estado ligados por laços de parentesco ou afinidade, devem comunicar a existência dessas ligações às respectivas chefias.
4. Sempre que, no exercício da sua actividade, os colaboradores da BOX TRAVEL sejam chamados a relacionar-se contratualmente com pessoas singulares ou colectivas fornecedoras de serviços, designadamente parceiros, devem exigir que tais fornecedores cumpram estritamente o disposto no presente Código Deontológico e as demais normas e regulamentos existentes na empresa, bem como todos os preceitos legais aplicáveis.
5. Os colaboradores da BOX TRAVEL que, a qualquer título, hajam adquirido informação relevante, susceptível de influenciar a posição da empresa nos mercados onde actua, designadamente estimativas de resultados, aquisições ou parcerias significativas, tomada ou perda de contratos de grande vulto, não podem, durante o período que anteceder a respectiva divulgação:
5.1 divulgar essa informação a terceiros;
5.2 transaccionar valores mobiliários da empresa ou de empresas associadas, de parceiros estratégicos ou de empresas envolvidas em transacções ou relações com a BOX TRAVEL, que constituam ou possam vir a constituir no futuro factos relevantes.
6. Nas relações entre os órgãos sociais das empresas associadas à BOX TRAVEL, seus parceiros e os seus colaboradores, assim como nas relações entre estes colaboradores uns com os outros, deve ser observado o princípio da não discriminação baseada em ascendência, sexo, raça, língua, território de origem, religião, convicções políticas e sindicalização. A não observância do estipulado no presente número é considerado como falta muito grave e passível de sanções.
Artigo 16º
Compromissos e Vínculos
Nas relações entre os órgãos sociais das empresas associadas à BOX TRAVEL, seus parceiros e os seus colaboradores, assim como nas relações entre estes colaboradores uns com os outros e com terceiros, apenas actos escritos, devidamente autorizados, serão tomados em consideração para compromissos e vínculos de qualquer tipo que responsabilizem a BOX TRAVEL. Os acordos verbais estão excluídos.
Artigo 17º
Acção Disciplinar
1. A violação das normas deontológicas constantes no presente Código, por parte dos colaboradores da BOX TRAVEL, constitui uma infracção disciplinar punível nos termos do regime disciplinar aplicável, sem prejuízo da responsabilidade civil, contra-ordenacional ou criminal que possa ocorrer.
2. Os membros dos órgãos sociais e demais colaboradores da BOX TRAVEL estão obrigados a prestar todas as informações que lhes sejam solicitadas, no âmbito da instauração de processos disciplinares e relativamente aos factos com eles conexos, em conformidade com as disposições legais e regulamentares aplicáveis.
Artigo 18º
Compromisso com financiadores
Os financiadores facultam capitais precisos à BOX TRAVEL para que esta gira financeiramente as despesas inerentes às suas actividades. Por isso, a BOX TRAVEL compromete-se a:
■ garantir a continuidade da empresa;
■ alcançar uma rentabilidade sã a longo prazo sobre os fundos próprios de acordo com o risco no sector;
■ fornecer informações relevantes em tempo útil;
■ tomar todas as medidas necessárias para prevenir transacções não permitidas por Lei.
Artigo 19º
A nossa conduta em relação aos subcontratados
Os subcontratados fornecem à BOX TRAVEL produtos e serviços de que a BOX TRAVEL faz uso no quadro das suas actividades. Por isso, a BOX TRAVEL compromete-se a:
■ seleccionar e subcontratar com base em princípios de mercado geralmente aceites;
■ pagar preços de mercado concorrenciais e fixar exigências razoáveis;
■ estabelecer uma relação com partilha de valor estável e duradoira;
■ pagar a tempo os produtos e serviços em conformidade com o acordado;
■ favorecer a abertura e a fiabilidade em todas as suas actividades;
■ manter a integridade da relação não aceitando convites ou favores que possam perigar este princípio.
Artigo 20º
Responsabilidade
1. Os que dirigem com base numa implicação efectiva, e considerando as actividades e a posição da BOX TRAVEL a respeito do presente Código Deontológico, pode esperar-se da BOX TRAVEL uma atitude aberta e diligente.
2. Consequentemente, a BOX TRAVEL é, quando aplicável, responsável pela boa aplicação do presente Código Deontológico. Além disso, a BOX TRAVEL compromete-se também a examinar todos os pedidos, sugestões e reclamações justas.
Artigo 21º
Compromisso de Honra
Aquando do início de funções, todos os colaboradores da BOX TRAVEL devem subscrever uma declaração de adesão ao presente Código Deontológico. Posteriormente, e com a periodicidade que for fixada, devem declarar que, entretanto, não ocorreram quaisquer violações dos princípios e deveres nele estabelecidos.
Artigo 22º
Outras Disposições
1. Caso um colaborador da BOX TRAVEL viole simultaneamente normas previstas neste Código Deontológico e outras normas de deontologia profissional a que legalmente se encontre vinculado, o presente Código Deontológico só será aplicável quando as regras aludidas a que o colaborador esteja obrigado forem menos exigentes do que aquelas previstas neste Código Deontológico, salvaguardando que a isso não se oponha o estatuto profissional do colaborador, nos casos em que o mesmo tenha força de lei.
2. O presente Código Deontológico entra em vigor, em cada empresa, no dia imediato à sua aprovação pelo respectivo Conselho de Administração, sem prejuízo de cada uma adoptar, para seu âmbito próprio, normas específicas e complementares deste código.
3. 3. O Conselho de Administração reexamina este Código Deontológico a cada dois anos.
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